DROGA PROJEKTANTKI WNĘTRZ DO SUKCESU W TORUNIU Z PROFESJONALNĄ KSIĘGOWOŚCIĄ ONLINE

STUDIUM PRZYPADKU: DROGA PROJEKTANTKI WNĘTRZ DO SUKCESU W TORUNIU Z PROFESJONALNĄ KSIĘGOWOŚCIĄ U BOKU

Pierwsze inspiracje kiełkowały w głowie Kingi jeszcze na etapie studiów artystycznych, kiedy tworzyła projekty wnętrz na zajęcia z aranżacji przestrzeni. Jej kreatywność doceniali koledzy z roku i wykładowcy, którzy z zachwytem przyglądali się nieszablonowym pomysłom. Choć wówczas traktowała te projekty jako ćwiczenia dla czystej przyjemności, stopniowo zaczęło do niej docierać, że projektowanie wnętrz może stać się pełnoprawnym zawodem. Jeszcze przed obroną dyplomu zaczęła współpracować z niewielkim biurem architektonicznym, by poznać kulisy branży od strony praktycznej. Z czasem przyszedł moment, w którym marzenia o artystycznej wolności i niezależności finansowej przerodziły się w konkretny plan. Tak narodziła się idea założenia własnej działalności w Toruniu, mieście przepełnionym artystycznym duchem i przyciągającym osoby kochające dobry design. Radość z myśli o samodzielnym spełnianiu zawodowych celów szybko zmąciły jednak rozważania o kosztach, formalnościach i podatkach.

Zanim Kinga sfinalizowała decyzję o przejściu na własną działalność, wielokrotnie słyszała opinie innych projektantów o tym, jak zawiłe są polskie przepisy. Miała znajomych, którzy próbowali samodzielnie prowadzić księgi, co kończyło się chaosem w dokumentach i obawą o ewentualne kontrole. Wiedziała, że nie chce powtarzać ich błędów, dlatego od razu rozpoczęła poszukiwania miejsca, które nie tylko zapewni obsługę formalną, lecz także umożliwi oszczędność czasu. Trafiła w końcu na TAX Biuro Rachunkowe Toruń i szybko przekonała się, że wybór profesjonalnej księgowej w Toruniu może stać się kluczem do sukcesu. Na pierwszym spotkaniu rozwiano jej obawy o zakres współpracy i wyjaśniono, jak wygląda zakładanie działalności Toruń od strony prawnej oraz praktycznej. Przedstawiono jej także ofertę obejmującą sprawy podatkowe, doradztwo i wsparcie w kontaktach z urzędami.

Kiedy zapoznała się z informacjami na temat procedur rejestracyjnych, była niemal pewna, że samodzielne przebijanie się przez wszystkie etapy byłoby wysoce stresujące i czasochłonne. Nie tylko należało poprawnie wypełnić wniosek o wpis do CEIDG i uzupełnić wszystkie pola, lecz także dokonać właściwego wyboru formy opodatkowania. Kinga wiedziała, że jej firma będzie się rozwijać, a w przyszłości planuje zatrudniać asystentów lub współpracować z innymi projektantami. W trakcie rozmów z doradcami księgowymi wzięto pod uwagę, że koszty w branży projektowej bywają duże: profesjonalne programy do wizualizacji 3D czy zakupy mebli i dodatków do sesji stylizacyjnych potrafią osiągnąć spore kwoty. Ostatecznie zdecydowano, że w jej przypadku najlepsza okaże się Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR), co umożliwi rozliczanie szerokiej gamy kosztów i zminimalizuje wysokość podatku dochodowego. Przy okazji dowiedziała się, że część wydatków związanych z aranżacjami pokazowymi da się zaliczyć do kosztów firmy, o ile tylko zadba o prawidłową dokumentację i faktury.

Tym, co najbardziej przekonało ją do współpracy, była elastyczność księgowych z Torunia i gotowość do szeroko zakrojonego doradztwa. Już na etapie podejmowania decyzji o formie opodatkowania zapytano ją o przewidywane przychody w pierwszym półroczu, by móc zoptymalizować wybór. Zwrócono uwagę, że nadchodzące inwestycje w oprogramowanie czy planowane zakupy próbników materiałów warto przeprowadzić w konkretnych okresach rozliczeniowych, tak aby połączyć je z korzyściami podatkowymi. Uzmysłowiono jej też, że warto złożyć odpowiednio wcześniej wnioski o preferencyjne składki ZUS, bo to pozwoli na płynny start firmy i uniknięcie nadmiernych obciążeń finansowych. Fakt, że nie musiała błądzić po forach internetowych, tylko w każdej chwili mogła zapytać o radę księgowych, dał jej poczucie stabilności i bezpieczeństwa.

Po wypełnieniu wszystkich dokumentów i oficjalnym wpisaniu do CEIDG, Kinga uzyskała upragniony status właścicielki firmy projektującej wnętrza. Gdy otrzymała pierwsze zlecenia od znajomych i poleconych klientów, zrozumiała, że administracja i praca twórcza mogą wymagać zupełnie innego rodzaju energii. Musiała przygotować umowy z klientami, opracować kosztorysy, zbierać paragony i faktury za rozmaite wydatki, a jednocześnie projektować spójną koncepcję wizualną dla wnętrz. To wszystko nakładało się na siebie i zajmowało dużo czasu, a ona pragnęła skupić się przede wszystkim na tym, co kocha – na tworzeniu oryginalnych aranżacji, do których ma niezwykły talent. Dzięki temu, że przekazała większość spraw rachunkowych specjalistom z TAX Biura Rachunkowego, mogła w pełni oddać się pracy projektowej, nie rozpraszając się ewidencjonowaniem dokumentów, rozliczaniem deklaracji VAT czy wymyślaniem, jak korzystnie rozliczyć koszty doradztwa marketingowego.

Pierwsze miesiące działalności okazały się intensywne. Spora część dnia Kingi pochłaniana była przez spotkania z klientami, podczas których analizowała ich potrzeby, rozrysowywała wstępne koncepcje i konsultowała kwestie budżetowe. Często dzwonili do niej także przedstawiciele sklepów z wyposażeniem wnętrz, oferując różnego rodzaju rabaty i współprace partnerskie. Ta dynamika sprawiła, że faktury i dowody płatności gromadziły się lawinowo, a ona nie zawsze miała czas, by je posortować i skategoryzować. Nawet w obliczu takiego zamieszania księgowi z Torunia z pełnym spokojem przypominali jej o konieczności wysłania dokumentów w określonym terminie. Pomagali też w segregowaniu i wybieraniu tych, które stanowią podstawę do obniżenia zobowiązań podatkowych, a które z punktu widzenia urzędu skarbowego traktowane będą jako prywatny wydatek. Dla młodej projektantki wnętrz to była niezwykle cenna wiedza, bo dzięki tej świadomości unikała mieszania finansów osobistych z firmowymi.

Wydatki na początkowym etapie obejmowały nie tylko software do projektowania wnętrz, ale także szkolenia i kursy poszerzające horyzonty twórcze. Kinga brała udział w warsztatach dekoratorskich, uczyła się nowinek technologicznych, poznawała panujące trendy w oświetleniu i wyposażeniu. Część z tych kosztów mogła uwzględnić w rozliczeniach, co szczegółowo omówiono z zespołem TAX Biuro Rachunkowe Toruń. Przy okazji dowiedziała się, że w pewnych okolicznościach zakup mebli, które służą do aranżacji pokazowej, może być traktowany jako środek trwały w firmie. Wymaga to jednak skrupulatnego dokumentowania celu, w jakim meble są wykorzystywane, a także przechowywania dowodów np. w postaci zdjęć z prezentacji. To ponownie uświadomiło jej, jak istotne jest posiadanie wsparcia profesjonalnej księgowej w Toruniu, która zna realia branży projektowania i rozumie specyficzne potrzeby artystów.

Z czasem Kinga zaczęła wprowadzać do swojej oferty także konsultacje online, co wiązało się z koniecznością wystawiania faktur dla klientów z różnych miast Polski, a czasem nawet z zagranicy. Zastanawiała się, jak rozwiązać sprawę ewentualnego VAT-u przy usługach międzynarodowych, czy jak legalnie rozliczać przychody w innej walucie. Nie musiała wczytywać się w skomplikowane rozporządzenia unijne ani polskie, bo wystarczyło umówić się na kolejne spotkanie w siedzibie biura. Korzystając z Google Maps lub wskazówek dojazdu, mogła szybko dotrzeć na miejsce i przedyskutować kwestie, które dotyczyły rynków zagranicznych i rozwiązań w zakresie europejskiego VAT-u. Kiedy dowiedziała się, że niektóre usługi projektowe mogą wymagać wystawiania dokumentów z odwrotnym obciążeniem, a w innych wypadkach obowiązuje zerowa stawka VAT, utwierdziła się w przekonaniu, że samodzielne próby ogarnięcia wszystkich szczegółów przeszłyby jej wyobrażenia i prędzej czy później naraziłyby na stres, a może nawet na błędy.

Niespodziewanie szybko nadszedł moment, w którym Kinga zdecydowała się zatrudnić asystentkę. Zleceń przybywało, a klienci coraz częściej prosili o dodatkowe usługi – począwszy od pomocy w wyborze ekipy remontowej, a skończywszy na negocjacjach ze sklepami meblowymi. To wszystko przekraczało już ramy jednoosobowej działalności. Postanowiła więc zatrudnić osobę, która odciąży ją w sprawach organizacyjnych, obsłudze social mediów i kontaktach telefonicznych z dostawcami. Zastanawiała się jednak, jak wygląda kwestia umowy o pracę versus umowa zlecenie i ile mogą wynieść składki ZUS. Tutaj ponownie doceniła wsparcie doradców podatkowych, z którymi wyjaśniła, że w przypadku stałej współpracy lepszym rozwiązaniem może okazać się podpisanie umowy o pracę, gwarantującej większą stabilność obydwu stronom. Rozłożono na czynniki pierwsze koszty pracownicze, a także przedstawiono ewentualne formy dofinansowania do zatrudnienia w Toruniu. Dzięki temu mogła opracować precyzyjny plan rozwoju kadrowego, nie bojąc się, że nagle jej księgowość pochłonie wszystkie zarobki. W TAX Biurze Rachunkowym zrozumiała także, jak ważne jest prowadzenie ewidencji czasu pracy, przygotowywanie list płac i składanie deklaracji do ZUS na czas. Gdyby robiła to samodzielnie, z pewnością traciłaby sporo czasu i energii, nie wspominając o ryzyku pomyłek.

W miarę rozwoju projektów Kinga zaczęła również promować swoją markę w różnych mediach – tworzyła bloga z poradami projektowymi, organizowała niewielkie szkolenia i uczestniczyła w eventach targowych związanych z wnętrzarstwem. Każde z tych działań wiązało się z wydatkami na reklamę, zakup materiałów marketingowych czy chociażby wynajęciem stoiska na targach. Wspólnie z księgowymi ustaliła, jak prawidłowo ujmować takie koszty w rozliczeniach, aby odliczać je zgodnie z prawem i nie narazić się na sankcje w razie kontroli. Było to szczególnie ważne, bo Kinga posiadała też blog, na którym czasem sprzedawała swoje autorskie e-booki z inspiracjami, co wprowadzało kolejny strumień przychodów, tym razem z działalności cyfrowej. Różnorodność źródeł zarobku bywa ciekawa i korzystna dla firmy, ale wymaga przemyślanego zarządzania finansami. Dzięki współpracy z zaufanym biurem rachunkowym w Toruniu łatwiej było panować nad tymi przepływami.

Z czasem Kinga zaczęła rozważać poszerzenie działalności o usługi doradztwa przy remontach. Miała już stabilną pozycję w branży aranżacji wnętrz, klienci byli zachwyceni jej wyczuciem estetyki i umiejętnością łączenia stylów. Często jednak pytali ją, czy nie poleci dobrych wykonawców lub czy nie zaproponuje pomocy w kwestii zarządzania remontem od A do Z. Również w takich sytuacjach warto przeanalizować skutki podatkowe. Po konsultacjach z doradcami z TAX Biura Rachunkowego Toruń okazało się, że wprowadzenie usług doradztwa remontowego może wymagać dodatkowych kodów PKD i zmiany w rejestrze działalności. Omówiono, jak należy wystawiać faktury za pakiety usług, w skład których wchodzą zarówno działania stricte projektowe, jak i elementy zarządzania pracami budowlanymi. Uzgodniono, że takie zmiany najlepiej wprowadzić w konkretnym momencie rozliczeniowym, aby nie namieszać w bieżących ewidencjach przychodów i kosztów. Dzięki temu uniknęła chaosu i mogła w sposób planowy wprowadzić kolejną usługę do swojej oferty.

Po kilkunastu miesiącach działania na rynku Kinga z zadowoleniem stwierdziła, że popyt na jej usługi stabilnie rośnie. W efekcie generowała coraz wyższe przychody, co równocześnie oznaczało wyższe kwoty podatków dochodowych i składek. Zaczęła uważnie przyglądać się swoim finansom i zastanawiać, czy dotychczasowe formy opodatkowania wciąż są optymalne. W TAX Biurze Rachunkowym zaproponowano jej coroczną analizę rentowności i porównanie możliwych opcji – zdecydowano się dalej prowadzić KPiR, jednak z sugestią, by w przyszłości rozważyć przejście na inną formę w momencie, gdy poziom dochodów będzie jeszcze wyższy. Doceniła to podejście, bo zamiast jednorazowego doradztwa otrzymała długofalową wizję tego, jak rozwijać działalność i nie utknąć w niewygodnych rozwiązaniach podatkowych. Przy okazji spojrzała też na księgowość Toruń cennik i ucieszyła się, że wraz ze wzrostem skali biznesu może liczyć na pakiet usług odpowiadający rosnącym potrzebom.

Po tym wszystkim Kinga lubi wracać do chwili, kiedy stała w urzędzie, odbierając dokumenty potwierdzające wpis do rejestru przedsiębiorców. Wówczas nie wiedziała, jak rozwinie się jej kariera projektantki wnętrz. Dziś, spoglądając na grono zadowolonych klientów, widzi, że kluczowy okazał się dobry wybór partnera w dziedzinie księgowości. Nie potrzebowała heroicznej walki z przepisami ani strachu przed urzędami, bo w każdej chwili może zajrzeć do siedziby TAX Biura Rachunkowego w Toruniu, którą łatwo odnaleźć korzystając z map Google lub szybkiego linku dojazdu. Dzięki temu zachowała czas i energię na doskonalenie talentu aranżacyjnego, co przyczyniło się do znakomitej renomy jej firmy. Chętnie podkreśla, że dobrze przygotowana księgowość to podstawa, by w pełni skupić się na kluczowych aspektach działalności i budować sukces w kreatywnej branży.

Każdy, kto zastanawia się, czy zakładanie firmy Toruń i prowadzenie księgowości w branży projektowej musi być trudne, może wyciągnąć z tej historii wnioski, że z właściwym wsparciem ten proces staje się znacznie prostszy. Współpraca z doradcami, którzy rozumieją specyfikę zawodu projektanta wnętrz, pozwala uniknąć wielu pułapek i szybko reagować na zmieniające się warunki rynkowe. Elastyczne podejście do rozliczeń podatkowych, kompetentna analiza wydatków na materiały czy sprzęt, doradztwo w sprawach kadrowych – wszystko to może być dostępne w jednym miejscu, jeśli wybierze się księgową Toruń świadczącą usługi kompleksowo. Kinga udowadnia, że przy takiej organizacji spraw finansowych rosną szanse na stabilny, kreatywny rozwój firmy i sprostanie oczekiwaniom najbardziej wymagających klientów, którzy szukają nietuzinkowych wnętrz. Bez wątpienia wsparcie profesjonalnego biura rachunkowego to inwestycja, która może zaowocować spokojem, większym zaufaniem klientów i sukcesem na lokalnym rynku usług projektowych.